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 En tant que freelance et indépendant la notion d’établissement des factures de devis et la définition de son tarif jour moyen est une question primordiale. L’objectif de Freelanced est de vous apporter des solutions complètes efficaces et pertinentes pour votre accompagnement afin de passer indépendant et ne plus vous soucier de toutes les problématiques administratives et contraintes liées à la paperasse.

Freelance : Les devis

L’intérêt de l’établissement d’un devis pour son client

L’établissement d’un devis avec son client est primordial et indispensable avant d’organiser une prestation. En effet ce dernier permet de définir les modalités réciproques d’engagement aussi bien pour vous en tant que prestataire, en précisant bien l’ensemble des points et prestations que vous allez aborder mais aussi pour le client qui signera ce devis dans lequel sera mentionné les modalités de règlements ainsi que l’ensemble de vos conditions générales de vente. On considère qu’un devis est obligatoire lorsque la somme demandée est supérieure à 150 € pour une prestation de service. Ce dernier doit être suffisamment détaillées pour préciser votre prestation en tant que freelance mais, il doit aussi mentionner vos coordonnées et celle du client.

Les informations du devis

Le devis que vous allez établir avec votre client est la première étape qui contractualise une prestation. Il sera très important pour vous de détailler ligne par ligne ou prestation par prestation l’ensemble de vos tarifs appliqués et le détail de ce que vous allez faire. Plus un devis sera complet mieux cela vous sera favorable en cas de litige. Il est également classique de demander le versement d’un acompte, entre 30 et 50 pourcents en général. Afin de vous assurer de la solvabilité du client et de son engagement. Je préconise aussi d’accompagner au devis les conditions générales de vente, dans lesquelles nous allons retrouver les modalités de règlement, les modalités de cession de droits s’il s’agit d’une prestation qui inclut une session droit, l’ensemble des caractères propres à la livraison des fichiers s’il y en a ou des éléments matériels le cadre d’une livraison.

Si des biens entrent en jeu, il faudra également parler des transporteurs et des conditions qui permettent d’accompagner le client en cas de problème sur la marchandise. Notamment la demande de remboursement s’il y a de la casse par exemple. Pour cela vous pouvez établir des conditions de générales de vente en ligne grâce à des générateur ou bien vous rapprocher d’un avocat spécialisé. Je déconseille fortement de copier coller des conditions d’un autre prestataire car ceci est préjudiciable et illégal. Vous trouverez sur ce site toutes les informations nécessaires pour vous aider sur l’établissement de vos devis, par rapport à la nature de votre activité et la manière dont vous devez établir toutes vos procédures légale comptables et fiscales.

Un point crucial lors de l’établissement d’un devis sera de définir l’ensemble des différentes taxes, notamment la TVA si vous y êtes assujetti. Le cas échéant il faudra bien apposer votre numéro de TVA ainsi que celui du client (s’il en dispose d’un) pour autoriser l’autoliquidationAfin d’établir un devis il faudra forcément que vous définissiez votre tarif jour moyen autrement appelé TJM, ce dernier sera corrélé à votre temps estimé de travail qui vous permettra donc d’établir un devis pertinent par rapport à la prestation.

Freelance : Son tarif jour moyen (TJM)

Comment calculer son TJM

Il y a plusieurs manière d’aborder son tarif jour, notamment en regardant la concurrence et ce qui se fait de manière classique mais également en considérant l’expérience que vous avez. Pour de la prestation de service et en fonction de la nature de vos activités je vous conseille de regarder ce qui se fait déjà de manière courante auprès de vos confrères. Ensuite il va falloir corréler tout ça à votre situation géographique, car en effet qu’on soit sur Paris ou en métropole les tarifs sont forcément différents. L’expérience entre un senior et un junior sera également déterminante sur l’application de votre TJM.

Lorsque vous facturez à la réalisation et non au forfait (type régie chez le client, ce qui est très commun), un autre critère est capital : l’estimation du temps d’execution. Au-delà du choix de son tarif jour il y a extrêmement d’importance de pouvoir bien calculer le temps qu’on estime pouvoir passer pour réaliser une tâche. Car si on a un tarif jour qui est très faible mais faute d’expérience cela nous prend 5 à 10 fois plus de temps à réaliser qu’une personne compétente qui a un tarif jour plus élevé alors ça devient plus du tout cohérent. C’est pour ça qu’il faut aussi se renseigner sur le temps de réalisation des tâches ou encore mieux si on les a déjà effectuées ou si on peut les effectuer en amont pour en estimer les délais. Vous n’êtes pas obligé de mentionner votre tarif jour sur votre devis ou sur votre facture car le tarif peut être forfaitaires et faire suite uniquement à une estimation de votre part qui se traduit par un tarif par tâche sur le devis ou la facture.

Le TJM et la prestation de service

Il faudra bien expliciter et dissocier le fait que le temps de travail ne correspond pas forcément au temps de livraison. Car en effet il faut considérer les retours clients, les délais de test et de déploiement par exemple, et tout autre délai de communication qui ne fait pas partie intégrante de la réalisation ou de la prestation. C’est pour cela que sur le devis et sur la facture on mentionne généralement ce qu’on appelle une deadline ou délais de réalisation. D’un point de vue marketing et lorsque vous aurez de l’expérience, il pourrait être intéressant d’augmenter le délais de réalisation mais de baisser légèrement votre TJM pour paraître plus abordable, même si ceci permet d’arriver a un tarif final équivalent, l’approche vous sera favorable car vous semblerez plus abordable.

Attention cependant à ne pas brader vos tarifs, car ceci serait un signe de manque d’expérience ou de non-professionnalisme. Il ne faudra pas non plus vous aventurer sur des projets ou des prestations dont vous n’avez strictement aucune idée des délais, car ceci pourrait être préjudiciable. Aussi bien pour votre temps de travail – qui pourra même peut-être ne pas aboutir – mais également pour le client, qui vous sollicite pour une tâche dont vous devez être le garant de la bonne réalisation suivant les termes définis .

Le TJM onsite et offsite

Bien évidemment et dans certains cas de prestations, vous pouvez travailler au délais et au temps passé sans avoir à établir un devis ou un tarif forfaitaire par exemple. Soit vous travaillez chez le client et dans ce cas il connaît vos horaires, soit vous utilisez des outils comme toggle qui permet de monitorer votre temps de travail et d’en faire un reporting au client . L’important, et ce qui vous sera favorable sera bien de travailler sur la durée avec votre client et de satisfaire son besoin. Dans mon ebook et ma formation, je dedie une partie entière au TJM. Cela pourra vous être utile si vous avez des doutes, ou si vous souhaitez avoir plus de conseils sur la définition de votre tarif journalier.

Freelance : La facturation

Facturer en tant que freelance

La facturation va vous reprendre dans tous les cas ce que vous avez établi et signé avec le devis . Il faudra bien enregistrer comptablement parlant toutes vos factures et les numéroter dans un ordre logique. Pour la gestion de vos factures vous pouvez utiliser un outil de gestion de facturation à travers un logiciel ou bien le faire à la main même si c’est déconseillé. Si vous êtes dans la prestation de service il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel comptable certifié contrairement à ce qui exerce des activités marchandes ou de commerce.

Sur votre facture il va falloir y apposer des mentions obligatoires à savoir :
– la date d’émission de la facture
– le numéro de facture dans un ordre logique chronologique continue et sans rupture
– la date de la vente ou de la prestation de service
– l’identité de l’acheteur avec son nom et son adresse 
– les coordonnées en cas de société
 – le numéro de TVA individuelle propre à chaque partie si l’on en bénéficie (sauf pour les factures d’un montant inférieur ou égal à 150 €)
– la nature de la prestation des références du produit ou des licences (s’il y en a)
– comment se passe la livraison (s’ily en a une).

Il faut obligatoirement dissocier les tarifs hors-taxe et TTC.  Le taux de TVA est également à appliquer, de manière explicite.

Entreprise en cours d’immatriculation :

Si vous venez de créer votre structure et qu’elle est toujours en cours d’immatriculation et donc que vous n’avez pas encore de siret, alors vous pouvez mentionner “SIRET en cours d’attribution”. Attention si vous ne respectez pas ces mentions obligatoires vous vous risquez a une amende fiscale pouvons aller jusqu’à 75000 € ou pouvant être portée jusqu’à 50 % des sommes reçues en cas de défaut sur les factures.Il faudra cependant attendre d’avoir votre compte bancaire pour recevoir des paiements, même si vous n’êtes pas dans l’obligation d’avoir un compte professionnel (mais un CCP classique pour un freelance) de sorte à bien commencer votre gestion comptable.

A partir du moment ou le devis est signé par le client, ceci valide le bon de commande et fait office de bon pour accord. Faites bien attention de préciser quand est-ce que le client compte payer pour éviter les retards de paiement notamment dans certains entreprises qui paye à + 30 voir + 60 jours. Pour la livraison des fichiers vous pouvez demander à ce que le solde soit réglé afin d’éviter tout retard c’est ce que je conseille et c’est la pratique qui est la plus pertinente en général.

Facturer facilement ses clients

Dans vos conditions générales de vente n’oubliez pas d’y apposer les taux de pénalités de retard ainsi que les délais de paiement et les conditions générales pour bien statuer sur les notions de la bonne exécution de la prestation.N’oubliez pas d’organiser votre travail et d’apposer au fur et à mesure sur les factures la mention payé ou en cours de paiement voir retard de sorte à être organisé et avoir un suivi. Dans le cas d’un logiciel comptable certifié il n’est pas possible d’éditer une facture qui a été déjà envoyée ou validée, dans le cas d’un logiciel non certifié vous pouvez revenir sur une facture déjà envoyée au client si vous voulez y apporter des modifications mais attention ceci peut être préjudiciable en cas de contrôle auprès du service des impôts

Pour rappel, il n’est pas obligatoire d’avoir un logiciel comptable certifié si on est prestataire de service. Il est cependant conseillé d’avoir un logiciel qui permet d’enregistrer tous vos clients et d’en gérer toute la notion de facturation pour faciliter l’établissement de votre comptabilité en interne et prévoir un éventuel contrôle. Le but de ma formation“Freelance Zero Paperasse” est de vous aider à déléguer toutes ces tâches afin de lancer votre structure et devenir indépendant sans se soucier de toute la problématique de paperasse et des contraintes qui peuvent être associés.

En réalité le statut de freelance est l’un des plus simple à gérer et à mettre en place cependant il faut connaître et avoir un minimum d’informations pour éviter les erreurs et les problèmes de litiges qui seront dans tous les cas rencontrés tôt ou tard avec au moins un client. Mettez donc toutes les chances de votre côté pour bien lancer votre activité et toute la notion comptable de votre structure, surtout en cas de contrôle de l’URSSAF. Il est bien plus simple d’avoir le bagage nécessaire pour bien comprendre et se mettre en freelance plutôt que d’avoir à corriger ses propres erreurs et éventuellement payer des amendes sur des manques d’assiduités.

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