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Si vous vous posez la question, c’est que vous avez décroché votre première mission en tant que travailleur indépendant. Le moment est venu d’envoyer la facture à votre client. Alors quelles sont les mentions obligatoires ? Comment numéroter ses factures ? Comment facturer ses clients ? Les réponses à toutes vos questions pour ne pas risquer un contrôle voire un redressement fiscal et les différentes possibilités de facturation quand on est freelance.

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Il faut obligatoirement établir une facture

Quelque soit votre statut d’entrepreneur, à partir du moment que vous vendez une prestation, vous devez obligatoirement fournir une facture à votre client. La facture est une obligation légale qui fait office de preuve juridique, elle est indispensable si vous vivez des litiges ou un contrôle fiscal.

Après avoir terminé sa mission, le freelance doit donc délivrer une facture à son client. À ce titre, le freelance doit respecter plusieurs règles strictes de facturation. Il doit également réaliser deux exemplaires : un pour le client et un qu’il conserve pour sa comptabilité. Peu importe le support ce n’est pas un problème si elle est format papier ou électronique. En cas de clôture d’exercice, cette preuve juridique doit être conservée au moins dix ans.

 

Comment facturer quand on est freelance ?

Commençons par la base de facturation : quelle méthode de calcul utiliser ? Que ce soit au forfait ou à la durée, elles ont chacune leurs avantages.

En tant que travailleur indépendant, vous devez séduire vos prospects tout en gardant à l’esprit vos impératifs de rentabilité. C’est souvent le mode de facturation qui va être déterminant durant vos phases de négociation.

En détails : les avantages et inconvénients de trois modes de facturation freelance.

Facturation au temps passé

Ce sont maintenant de nombreux freelance qui mettent en place des tarifs horaires ou journaliers. À la base très populaire dans le monde de l’intérim, la facturation se repose sur l’évaluation du temps passé nécessaire à la réalisation de la mission sur une période donnée et donc de proposer ce tarif à ses clients.

L’inconvénient avec ce mode de calcul : il n’est pas toujours possible de prévoir un temps précis pour réaliser des tâches. Le freelance peut donc avertir ses clients quand il atteint un certain montant. Généralement, chaque journée de travail du freelance est facturée sur la base d’un tarif journalier moyen (TJM) ou sur des taux horaires convenus préalablement avec le client. Parfois le client peut prévoir un date butoir et donc motiver le travailleur indépendant à faire de son mieux pour réaliser les missions.

La facturation au temps passé peut inclure des charges sociales, elle peut être soumise à la TVA selon l’activité du freelance.

Facturation au forfait

D’autres freelances vont facturer leurs clients au forfait : ils définissent un montant total pour une mission donnée.

C’est généralement la facturation idéale pour des tâches dites « répétitives ». Un graphiste en freelance par exemple, réalise régulièrement les mêmes missions comme créer un logo ou réaliser une charte graphique, la facturation au forfait correspond à ce type de tâches.

Elle est claire pour le client : pour un logo, tel tarif. En revanche, elle oblige le freelance à se tenir au temps prédéfini pour la réalisation de la mission, il peut vite devenir perdant s’il a mal calculé son temps de travail.

Facturation au résultat

Ce mode facturation correspondant davantage aux freelances seniors, les niveaux experts et non les intermédiaires ou juniors par exemple. La facturation au résultat est très efficace, elle repose sur une négociation de rémunération souvent très élevée, liée au résultat obtenu.

Pour mettre en place ce type de facturation, vous devez avoir une totale confiance en vos compétences et capacités ! Ce ne sont pas tous les clients qui acceptent cette méthode.

Il faut tout de même prévoir ses arrières et facturer avec une part de fixe (au forfait) pour être certain de toucher une rémunération peu importe le résultat.

Concernant la TVA, l’auto-entrepreneur n’est pas soumis. En bénéficiant de la franchise en base de TVA, il est dispensé du paiement de la TVA sur les prestations qu’il réalise. Cette vente sera donc facturée hors taxe. N’oubliez pas la mention dans vos factures : « TVA non applicable, art.293 B du CGI ».

Sachez que les autres statuts juridiques sont soumis à la TVA, l’auto-entrepreneur est un des rares statuts à ne pas y être soumis.

Demander un acompte

L’acompte est très important dans vos facturations : il permet d’éviter les impayés. Le client doit s’engager à verser un pourcentage du prix de la prestation globale dès le début de l’intervention.

L’acompte a beaucoup d’intérêts pour le freelance, il lui permet de vérifier la fiabilité et le sérieux du client avec qui il s’apprête à collaborer et il perçoit une rémunération sans attendre la livraison de sa prestation. C’est rassurant pour l’entreprise également qui s’assure que son prestataire s’engage aussi. S’il ne réalise pas la mission il devra rembourser l’acompte et parfois même verser des dommages et intérêts à son client.

C’est au travailleur indépendant de négocier le versement et le montant de l’acompte. Il est utile dans les cas de missions longues.

 

Les mentions obligatoires pour vos factures

Une facture suit des règles strictes. Il y a plusieurs mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures quand vous êtes freelance. Si vous ne réalisez pas votre facture dans les règles, vous pouvez avoir une amende fiscale pouvant atteindre quinze euros par mention manquante ou inexacte. Faites attention, les sanctions pénales peuvent parfois atteindre des chiffres astronomiques.

Les mentions obligatoires de la facture du freelance dans l’ordre :

– La date d’émission de la facture et la date de la prestation.

– Le numéro de facture, il inclut souvent la date : F20190511 (facture du 11 mai 2019).

– Le nom et l’adresse postale du client.

– Votre identité : votre nom prénom et le numéro de SIRET.

– Votre adresse postale ou celle de votre micro-société. – La mention de TVA.

– La description des prestations réalisées.

– La quantité de ces services ou le nombre d’heures et de jour pour leur réalisation.

– Les prix unitaires.

– Taux de TVA applicable (dans le cas du micro-entrepreneur : 0%). – Les éventuels rabais.

– Le total dû HT ou TTC.

– Les conditions d’escompte donc si le freelance applique un taux de réduction en cas de paiement anticipé. S’il n’en propose pas il faut ajouter la mention : « Pas d’escompte pour règlement anticipé » sur la facture.

– La date ou le délai de paiement.

– Les taux de pénalités de retard et le montant pour des frais de recouvrement. La loi impose de les mentionner, ils s’appliquent automatiquement en cas de retard de paiement par un client. Le montant est fixé à quarante euros. Il faut faire figurer cette mention : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40,00€ » la mention ne s’applique toutefois pas auprès des clients particuliers.

La numérotation

Vos factures quand vous êtes freelance doivent impérativement être numérotées par ordre chronologique. Chaque facture comporte un numéro unique et chaque nouveau numéro suit le précédent.

Vous pouvez faire de la numérotation séquentielle simple donc numérotées : un, deux, trois, quatre, etc., et vous pouvez utiliser la numérotation séquentielle préfixée avec l’année ou le mois en cours, soit : 20190001, 20190501 (mai 2019 numéro un).

Il ne faut pas que des factures comportent le même numéro, ni modifier une facture ou la supprimer.

La conservation de vos factures freelance

On ne le répètera jamais assez, il est très important de tenir sa comptabilité quand on est travailleur indépendant puisque vous la gérez seul. Si votre activité demande un suivi comptable parce que vous vous sentez incapable de le faire, vous devriez faire appel à des professionnels. N’oubliez pas de bien conserver vos factures même après la date de fin d’exercice.

 

Ne pas confondre devis et facture

Les deux peuvent porter à confusion mais leur différence est simple. Le devis est réalisé en amont, il annonce la prestation, le prix et les conditions de réalisation. Du moment que le client signe le devis, il s’engage à payer le prix indiqué et engage le freelance à réaliser la prestation.

Quand la mission est réalisée, c’est la facture qu’envoie le travailleur indépendant à son client pour encaisser le prix. C’est également très important de conserver vos devis qui sont des preuves juridiques en cas de litige avec vos clients.

 

Les risques en cas de contrôle de l’URSSAF

Ce n’est pas souvent mis en avant mais les travailleurs indépendants (les auto-entrepreneurs) sont soumis à des contrôles de l’URSSAF (l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité et d’Allocations Familiales).

Si vous êtes freelance, vous devez vous tenir prêt à recevoir l’inspecteur et à lui montrer les documents dont il a besoin. Il peut procéder au recouvrement en cas d’incident de paiement mais il apporte également des conseils aux entreprises.

L’URSSAF effectue des contrôles pour constater les manquements involontaires comme volontaires de la part de certains auto-entrepreneurs. C’est très important de toujours déclarer tous vos revenus quand vous êtes freelance et également de bien vous renseigner car la plupart des erreurs sont dues à des méconnaissances de la part des auto-entrepreneurs.

Il y a plusieurs motifs pour un contrôle en étant freelance : des faits de travails dissimulés (le travailleur n’est pas informé de la date de venue), une déclaration erronée du chiffre d’affaires ou un oubli de déclaration. Pour éviter un redressement, renseignez-vous sur votre statut, n’hésitez pas à poser des questions à d’autres freelances et notez-vous la date de votre télédéclaration (trimestrielle ou mensuelle).

 

Que faire en cas de litige ?

Si vous connaissez un cas de facture impayée, essayez d’abord de résoudre le litige à l’amiable et envoyez une lettre de mise en demeure. Vous avez également en dernier recours la procédure « d’injonction d’impayée » qui est simple pour un travailleur indépendant car le juge ordonne le paiement sans la présence du client au tribunal.

L’injonction de payer permet au freelance de récupérer le montant de sa facture. La facture est une preuve indispensable à fournir. Vous pouvez lancer cette procédure directement en ligne ou auprès du tribunal du commerce.

 

Les deux derniers points abordés angoissent un peu mais il ne faut pas que ça vous décourage. Être freelance est un excellent moyen d’épanouissement personnel et professionnel, vous travaillez en indépendant, vous choisissez vos clients, vos tarifs et vous pratiquez le métier que vous aimez, votre vocation. Les conditions de travail, les erreurs sur vos factures sont des éléments à surveiller mais comme toute entreprise c’est normal de devoir des cotisations et de prendre connaissance de la loi pour éviter un redressement.

Vous n’avez plus qu’à vous lancer en freelance !

 

 

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