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Le freelancing est une forme de travail qui s’est démocratisée ces dernières années, prenant de l’ampleur et occupant une part de marché de plus en plus considérable. Lorsque vous êtes freelance, vous traitez essentiellement avec des sociétés que vous facturez. Dans la plupart des cas, il s’agit de relations entre vous et votre client final : vous ne verrez donc jamais, ou très rarement les personnes chargées de la facturation. A cet effet, il n’est pas rare que vous vous retrouviez dans des situations de facture impayée. Comment faire alors pour éviter les factures impayées ? Eléments de réponse !

 

Fixer les bases de votre collaboration

A cause d’un défaut ou d’une mauvaise communication, beaucoup de problèmes peuvent subvenir dans votre relation de travailleur freelance avec vos clients. I est vrai que les sujets relatifs à l’argent sont dans la plupart des cas délicats. Mais il faut tout de même avoir le courage de les aborder, avec certes un minimum de tact. C’est pourquoi il est conseillé de vous montrer clair et précis dès le départ avec votre client, afin que les bases de rémunération de votre travail soient claires et connues de tous. Les échéances du projet et le mode de règlement doivent être alors abordés sans ambiguïté. Vous devez définir :

  • L’opportunité ou non d’un acompte
  • La date ou la période d’émission de la facture
  • Le destinataire de la facture
  • Le règlement de la totalité de la facture dès le début de la mission ou à la fin de son exécution
  • Les dates de paiement pour les missions de longue durée

Il est important que les modalités de la collaboration soient bien appréhendées par votre client, afin d’éviter tout malentendu par la suite. Si vous avez des doutes après un premier échange avec lui, vous pouvez envisager un ou plusieurs autres échanges, toujours dans le but de sécuriser votre paiement. Le plus important est d’être délicat, pour ne pas perdre le client. À noter que dans le domaine informatique, ces cas de facture impayée sont très rares, notamment lorsque vous travaillez pour de grandes entreprises.

Etablir les bases de façon légale

Il n’est pas rare que vous commenciez une mission de freelance sans forcément établir dès le départ un contrat de travail. Bien sûr, il n’en demeure pas moins qu’une facture légalement établie suffit généralement à établir des bases sérieuses et saines d’une collaboration. Dans tous les cas, certaines mentions doivent figurer sur la facture que vous enverrez à votre client. Il s’agit au minimum :

  • Du délai de paiement
  • Des pénalités en cas de retard

En règle générale, et sauf mention contraire, le client a jusqu’au 30ème jour suivant la date de début d’exécution de la mission, pour régler la facture. Idéalement, vous feriez bien d’inscrire sur vos factures la mention « Paiement à 30 jours ». Cela permettra au client de savoir qu’il doit vous payer dans ce délai.

S’agissant des pénalités de retard, elles se composent d’une indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement légale, fixés à 40 euros, et d’un taux d’intérêt. Ce dernier est au minimum de 2,58% du montant TTC de la facture.

Avoir une preuve écrite pour éviter toute facture impayée

Au début d’exécution de chaque mission, il est nécessaire que vous établissiez un écrit, qui pourra faire office de preuve, au cas où surviendrait un désaccord entre votre client et vous, ou en cas de retard ou de refus de paiement. Il peut s’agir soit d’un mail, soit d’un contrat en support papier. Cependant, l’établissement d’un devis signé par le client reste aussi une option. Il est à certains égards, plus avantageux et plus fiable.

De fait, le devis en l’occurrence joue un double rôle. Il permet dans un premier temps de répondre à la demande de renseignement de votre client quant à vos services et à leur coût. Dans un second temps, il fait office de contrat, si le client donne son accord, et décide de vous mandater pour l’exécution de sa mission. Le devis permet donc une traçabilité, en plus du fait qu’il vous donne la possibilité d’insérer des clauses particulières permettant d’envisager une pénalité en cas de retard de paiement.

Demander un acompte

A défaut d’obtenir un règlement total de la part de votre client au début de la mission, vous pouvez demander un acompte. C’est une solution simple, basique, permettant de limiter les cas d’impayés. Vous pouvez l’appliquer lorsqu’il s’agit d’un nouveau client, avec qui les relations de travail ne sont pas encore bien ficelées ou établies sur la durée. Généralement, l’acompte couvre un quart ou un tiers du montant total de la mission. C’est une approche que très souvent les clients eux-mêmes comprennent, et à laquelle ils adhèrent, sauf cas rares.

Cependant, il sied que vous ayez à l’idée qu’il n’est pas évident que le client accepte le versement d’un acompte excédant le tiers du montant total de la mission. Cela peut bien se comprendre, étant donné que dans ce cas, il peut craindre de s’exposer à un défaut de livraison, ou encore à une livraison tardive ou partielle de votre part.

Vous pouvez recevoir votre acompte par les modes classiques de règlement de facture. Il n’en demeure pas moins que le risque d’impayés demeure, étant donné que l’acompte ne représente qu’une partie de la somme due.

Être rigoureux dans la facturation

Si vous souhaitez être payé à temps par vos clients, présentez vos factures à temps. C’est le minimum que vous puissiez faire pour espérer un paiement à bonne date dans l’univers du freelance. Les modes de facturation peuvent varier selon le type de projet. Pour une facturation au temps passé sur le projet par exemple, vous pouvez envoyer une facture hebdomadaire ou par quinzaine. En mode forfait, vous devez faire l’effort d’envoyer votre facture dès la fin de la mission, en même temps que vous livrez le travail. Cette rigueur personnelle est importante dans la mesure où le client a probablement des contraintes de trésorerie aussi. Le fait d’envoyer vos factures à temps lui permet de s’organiser et de vous régler aussi dans les meilleurs délais.

Toutefois, il faut dire que le fait d’envoyer votre facture à temps n’est pas synonyme d’un règlement Immédiat. Le client peut aussi être occupé, d’où la nécessité que vous mettiez en place, une procédure de relance.

Le plan de relance, un indispensable en cas de facture impayée

Réclamer de l’argent n’est pas toujours simple. Il est difficile d’appeler un client pour lui parler de facture impayée depuis un certain temps. C’est pourquoi la relance par mail paraît mieux indiquée pour rappeler à votre client la nécessité de vous payer. Il existe aujourd’hui de nombreux outils de facturation, permettant d’adresser des relances automatiques à vos clients, lorsque vous n’êtes pas payé après un certain délai, en rappelant le montant de la facture. L’avantage de ces outils est que le client constate lui-même qu’il s’agit d’un mail de relance et ne se sentira pas harcelé ou agressé. Les objectifs de la relance sont :

  • de réduire les retards de paiement,
  • d’éviter les factures impayées,
  • d’améliorer votre organisation quotidienne,
  • de mettre au clair votre situation financière.

Si vous n’envisagez pas l’idée d’une relance automatique, vous pouvez procéder autrement. La mise en place d’un plan de relance consiste à envoyer un premier mail de relance au client, après 10 à 15 jours de silence de sa part. Dans le mail, vous aurez à lui rappeler simplement que vous avez présenté votre facture à une date que vous lui rappelez, et que depuis vous êtes dans l’attente du règlement. Vous pouvez envoyer un second mail de relance 30 jours après le dépôt de la facture impayée. Ainsi, vous aurez respecté le délai légal. En règle générale, les clients de bonne foi règleront votre facture au bout de la première relance, ou au pire des cas, après la seconde. Autrement, vous pouvez rédiger une lettre de relance.

L’option de la lettre de relance est envisageable 8 jours après la seconde lettre de relance restée sans réponse de la part de votre client. La lettre de relance fera mention des deux mails envoyés et restés sans suite. Vous y ajouterez également votre facture et votre RIB.

Le tiers de confiance

Le tiers de confiance est une personne dont le rôle est de récupérer le montant de la facture avant l’exécution de la mission. Ce n’est que lorsque le compte sécurisé du tiers de confiance est crédité du montant de la prestation, que vous débutez votre mission. Une fois la mission terminée, et sur accord de votre client et vous, le tiers de confiance se chargera de vous verser la somme qui lui avait été confiée, suivant le mode de paiement que vous aurez convenu avec votre client. La fin de la mission et l’accord des deux parties sont synonymes d’un débloquement automatique des fonds initialement confiés au tiers de confiance.

Si la solution de tiers de confiance n’exclut pas la possibilité que surviennent des désaccords entre le client et vous, elle exclut tout de même l’hypothèse de factures impayées due à un défaut de trésorerie. Vous n’êtes pas sans savoir que certaines entreprises ou clients sont de mauvaise foi, et font travailler les freelances, sachant pertinemment ne pas être en mesure de régler leur facture in fine.

Définir un mode fixe de paiement

Il s’agit du moyen par lequel votre client doit vous payer. En freelance, le paiement par chèque n’est pas la meilleure des options pour deux raisons. D’abord, les chèques sont obsolètes. Ensuite, ils sont longs à expédier et à encaisser. En plus de cela, il faut dire que l’attente d’un chèque peut être stressante, étant donné qu’en réalité vous ne savez pas si le client l’a effectivement envoyée ou pas.

Chez les freelances en général, les solutions de paiement les plus adoptées sont la carte bancaire, le virement bancaire et les paiements électroniques (Paypal, Payoneer ou encore Neteller). Via des applications dédiées, vous pouvez automatiquement recevoir en notification que le paiement a été effectué. Cependant, les frais de retrait peuvent être élevés dans certains cas, surtout si le montant est important.

Le recouvrement de facture impayée

Le recouvrement d’une facture impayée est la mesure ultime pour entrer en possession de ce qui vous est dû. Le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire sont les deux modes de recouvrement qui existent. Le recouvrement amiable fait suite aux relances restées sans suite. Il s’agit d’appels téléphoniques, de mise en demeure de payer, de SMS, etc. C’est une tâche généralement exécutée par sous-traitance. Le sous-traitant a droit à une commission sur le montant de la facture impayée en cause.

Le recouvrement judiciaire est la mesure ultime si le recouvrement amiable échoue. Il consiste en la constitution d’un dossier et au recours à un juge. Ce dernier, après avoir examiné le dossier, rendra une ordonnance avec injonction de payer. Le client insolvable recevra cette injonction via une entreprise de recouvrement. Si le défaut de paiement persiste, ses biens seront saisis. Avec cette approche, il y a de fortes chances que vous soyez payé.

De nombreuses entreprises de recouvrement existent. Toutes ne sont cependant pas adaptées à l’univers du freelance. Vous devez donc, si la solution du recouvrement s’impose à vous, prendre la peine de rechercher une entreprise capable de recouvrir votre créance de freelance. Cela ne devrait pas demander une commission de recouvrement trop élevée.

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